*** TIPP DES MONATS ***: Wie von Zauberhand – Zeitersparnis dank "Betreff in Aktivitäten"

Stellen Sie sich vor, Ihre täglichen Arbeitsprozesse und Geschäftsvorfälle würden sich von selbst schreiben: Sie wählen in einer Aktivität einfach einen Betreff und den gleichnamigen Textbaustein aus und wie von Zauberhand erscheint der passende Workflow dazu.

Gibt es nicht, meinen Sie? Mit AdWorks schon – und das ganz ohne Abrakadabra. Ihr Administrator der Geschäftsstelle kann für den Betreff von Aktivitäten, die in Ihrem Unternehmen häufig anfallen, mit wenigen Klicks Vorlagen anlegen. Alle Mitarbeiter können diese Vorlagen dann immer wieder nutzen.

Ein Beispiel: Der Administrator Ihrer Geschäftsstelle erstellt eine Vorlage mit dem Betreff "Beratungsdokumentation für Neukunden". Gleichzeitig legt er einen Textbaustein mit gleichem Namen an und hinterlegt dort sämtliche Aufgaben, die in so einem Fall zu erledigen sind, etwa "Unternehmensprofil überreichen", "Erstinformation aushändigen", "WpHG-Selbstauskunft erfassen", "Beratungsprotokoll erstellen", etc. . Nun möchten Sie tatsächlich für einen neuen Kunden eine Beratungsdokumentation erstellen: Sie legen daher eine Aktivität an, wählen den vorgefertigten Betreff aus, fügen den entsprechenden Textbaustein ein und haben damit direkt eine Aufgabenliste zur Hand. Die Aktivität können Sie dann beispielsweise einem Kollegen zuweisen, der so sofort weiß, was alles zu erledigen ist. Haben Sie bereits eine der Aufgaben abgearbeitet, halten Sie das einfach in der Aktivität fest. Alle Beteiligten sind damit auf dem neuesten Stand.

Die Arbeit mit den Vorlagen hat gleich mehrere Vorteile: Sie können Aktivitäten generell viel schneller anlegen. Außerdem lassen sich Geschäftsprozesse standardisieren, sie sind damit einfacher zu delegieren, der Abstimmungsaufwand zwischen verschiedenen Mitarbeitern reduziert sich und Verwirrung wegen unklarer Benennungen von Aktivitäten gehört der Vergangenheit an.

Das Anlegen einer Vorlage zum Betreff von Aktivitäten ist für Ihren Administrator der Geschäftsstelle ganz einfach: 

• Er öffnet die Geschäftsstelle und klickt auf den Reiter "Sonstiges".
• Hier gibt er nun den Betreff der Aktivität ein, etwa "Beratungsdokumentation für Neukunden" und speichert diesen. Dann legt er unter Verwaltung und Textvorlagen einen gleichnamigen Textbaustein an, in dem eine To-do-Liste mit allen anfallenden Aufgaben hinterlegt ist, und speichert seine Eingaben.

Und wie wählen Sie nun eine Vorlage aus? Auch das ist kinderleicht:

• Legen Sie eine neue Aktivität an.
• Neben dem Feld "Betreff" sehen Sie eine kleine blaue Lupe. Klicken Sie darauf, öffnet sich ein Dropdown-Menü, aus dem Sie eine Vorlage auswählen können – vorausgesetzt, Ihr Administrator der Geschäftsstelle hat Vorlagen angelegt. Im Feld "Notiz" wählen Sie dann über das Clipboard Symbol den Textbaustein aus, der zum Betreff gehört.

Dank der Vorlagen sparen Sie also jede Menge Zeit – die Sie sinnvoll in Ihre Kunden investieren können.

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