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AdWorks - *** TIPP DES MONATS *** 05/12: Alle erreicht auf einen Streich – mit AdWorks Dokumente für die gesamte Organisation freigeben
Eingestellt von Oliver Schrodt am 28 June 2013 05:06 PM

*** TIPP DES MONATS *** 05/12

Herr Hof nutzt eine veraltete Rechnungsvorlage, Herr Krüger hat zwei Versionen eines Dokuments vorliegen und überarbeitet prompt die falsche, Frau Schmidt findet das aktuelle Verkaufsprospekt nicht – optimale Dokumentenverwaltung sieht anders aus. 

In AdWorks können Sie als Administrator Ihrer Geschäftsstelle deshalb in nur wenigen Schritten allen Mitarbeitern dieselben Dokumente zur Verfügung stellen – und schaffen so die Grundlage für effiziente Zusammenarbeit und Kommunikation nach innen und außen. Denn ob Unterlagen zur Verkaufsunterstützung oder Papiere für interne Geschäftsprozesse – die Arbeitsgrundlage sollte für alle Kollegen dieselbe sein. So toppen Sie sogar das tapfere Schneiderlein und können sich "Alle auf einen Streich" auf Ihren Gürtel sticken.

 Gehen Sie wie folgt vor, damit Kollegen in AdWorks auf Dokumente zugreifen können:

  • Legen Sie auf Ihrem Desktop einen Ordner an und speichern Sie darin alle Materialien, die Sie später freigeben möchten – etwa Word-Dokumente, PDF-Dateien oder Bilder im .jpg- oder .png-Format.
  • Erstellen Sie nun eine neue Marketingliste.
  • Klicken Sie dafür im Bereich "Verwaltung" nacheinander auf "Marketinglisten", "neue Marketingliste" und "statisch". Geben Sie Ihrer Liste einen Namen und setzen Sie einen Haken im Kästchen "Freigabe für Organisation". Speichern Sie Ihre Eingaben ab.
  • Um Ihre Dateien hochzuladen, klicken Sie in der linken Spalte des Fensters auf "Dokumente", anschließend auf das Symbol "neues Dokument".
  • Wählen Sie nun im Auswahlfenster den Ordner auf Ihrem Desktop aus. Markieren Sie die darin gespeicherten Dokumente und fügen Sie sie Ihrer Marketingliste hinzu. Dabei können Sie bis zu 10 Dokumente gleichzeitig auswählen.

Geschafft! Jeder Mitarbeiter Ihrer Geschäftsstelle kann nun über den Reiter "Dokumente" im Fenster "Verwaltung" auf die Materialien zugreifen.

Um ein Dokument schnell zu finden, geben Sie im Feld "Suche Dokument" lediglich den Namen der Datei ein. Alternativ finden Sie die Marketingliste selbst direkt im Menü "Marketinglisten" unter Verwaltung.
Freigegebene Dokumente erkennen Sie an der Markierung "F" in der Freigabespalte und daran, dass in der Spalte "Besitzer" der Name der von Ihnen angelegten Marketingliste steht.

 

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Das financeTec Support Team stehen Ihnen unter 069-401570200 oder per E-Mail unter support@financetec.de immer gerne zur Verfügung.



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